Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен

Тайм менеджмент это в буквальном смысле «управление временем». Каждый успешный человек, бизнесмен, управленец, знает, как распределить свое время и задачи, чтобы все успевать и никуда не опаздывать. На первый взгляд, может показаться невозможным составление четкого плана действий, и после неукоснительно следовать ему. Ведь существует столько отвлекающих факторов, неожиданных ситуаций и прочих помех, мешающих придерживаться составленному режиму и списку дел. Но все далеко не так страшно, и грамотный подход к планированию поможет организовать свое рабочее и свободное время максимально эффективно.

Что такое тайм менеджмент

Тайм-менеджмент это технология, наука, которая позволяет распределить свое время таким образом, чтобы добиваться поставленных целей, вовремя выполнять запланированные задачи, находить время для отдыха, здоровья и полноценного сна. Некоторые ошибочно воспринимают это понятие буквально, распределяя график поминутно. Однако, кроме стрессов и повышения тревожности такой подход ничего не подарит. Грамотный тайм менеджмент подходит для любого человека, независимо от его биологического ритма, профессии, потому что подбирается индивидуально с учетом специфики деятельности и личностных качеств.

Как управлять временем

В прямом смысле этого слова, сделать такое невозможно, так как в сутках 24 часа и никто на это повлиять не может. Однако, никто не мешает оптимизировать данный промежуток времени таким образом, чтобы успевать больше, тратить меньше и добиваться поставленных целей.

Существует три распространенных мифа про тайм-менеджмент

Миф1: Поминутное расписание. Это не про тайм-менеджмент, а про ненужные строгие рамки, которые человек устанавливает для себя сам. При этом, даже незначительный форс-мажор выбивает из колеи, сопровождается стрессом и разочарованием.

Миф2: Тайм-менеджмент универсален. Нет таких советов, который подходят абсолютно всем. Чтобы знать, как управлять временем, необходимо подстроить его под себя, свой биоритм и образ жизни.

Миф2: Тайм менеджмент это не для творческих людей. Профессионалу не нужно сидеть и ждать вдохновения, так как всегда есть сложившиеся правила работы, с учетом возможных трудностей и распределением времени.

Что мешает организовать эффективный тайм-менеджмент

Перед тем, как научиться управлять временем, необходимо избавиться от его «пожирателей». К таковым относятся:

Вредные привычки.

Мало кто подсчитывал, какая часть жизни уходит на совершенно ненужные вещи — перекуры, залипания в социальных сетях, употребление алкоголя, общение по телефону. Если контролировать себя в этих привычках не удается — можно воспользоваться одним из многих специальных приложений, устанавливающих ограничения на пребывание в соцсети. Таким образом, освободится масса свободного времени, улучшится самочувствие и появятся силы на выполнение более важных дел.

Прокрастинация.

Это сложное слово по сути знакомо каждому. Оно означает откладывание дел по любым причинам, нежелание садиться за работу, придумывание различных отговорок, чтобы не начинать задание. Такие симптомы говорят о следующем:

слишком сложная задача;

нет видения о методах решения задачи;

усталость от предыдущих перегрузок;

внутреннее отторжение, когда дело не по душе, доставляет дискомфорт.

Такую проблему необходимо решать безотлагательно: раздать непонятные для вас задания коллегам, масштабные дела раздробить на несколько этапов, избавиться от бессмысленных занятий.

Не нужно путать прокрастинацию с ленью, для этого стоит прислушаться к себе, действительно ли это усталость или банальное нежелание действовать.

Безотказность.

Неумение сказать «Нет» назойливым родственникам и настойчивому начальнику истощает и загоняет в стресс. Кроме того, нужно научиться отказывать и себе самому — начать заниматься спортом, бросить курить, прочесть интересную книгу. Необходимо соблюдать баланс между эффективной занятостью и непрерывной работой, отнимающей силы. Не стоит бросаться в экстремальный тайм-менеджмент, который забирает все силы.

Основы тайм менеджмента

На самом деле, разобраться, как управлять временем не сложно, если правильно расставить приоритеты. Это касается как личного, так и рабочего времени, организации индивидуального тайм-менеджмента и управления целым предприятием, коллективом. Руководителю, как любому другому человеку, стоит научиться основам тайм-менеджмента, чтобы добиться продуктивной работы компании и каждого отдельного сотрудника.

Планирование дел

Распорядок каждого нового дня начинается с чистого листа, в него необходимо вносить все важные и второстепенные задачи по мере сложности или срочности. Стоит придерживаться списка приоритетов, чтобы не потерять связь с установленным планом. Лучше внести не только рабочие моменты, но и отдых, досуг, занятия спортом, хобби.

Возможна определенная корректировка планов, когда появляются неотложные дела, неожиданные поездки, встречи. Для них стоит выделить некоторое время, так называемые «окна», которые, при отсутствии форс-мажоров, пригодятся для неспешного выполнения запланированных действий.

Расстановка приоритетов

Один из важных пунктов, так как определяет важность и последовательность списка дел. Можно им назначить собственную маркировку, главное — понять где что. Это могут быть баллы от 1 до 100, или Матрица Эйзенхауэра:

Срочные и важные;

Важные, но не срочные;

Срочные, но не важные;

Не срочные и не важные.

Закон Парето

Он гласит, что 20% действий дают 80% эффективности. На практике это значит, что следует вложить свои основные силы в эти 20%, занявшись главным делом, стоящим в приоритете. Тогда получите максимальный результат. Как выявить эти важные 20%? Нужно провести полный аудит деятельности, чтобы разобраться в самом эффективном действии. Например, можно выявить, что час, отведенный на рассылку писем с утра приносит больше результатов, чем три часа после обеда. К тому же, некоторые дела можно автоматизировать, если есть такая возможность.

Отсечь все лишнее

Это значит, нужно избавиться от раздражающих факторов, сконцентрировать внимание на важном и не обращать внимание на несущественные вещи. Сюда же можно включить фокусировку внимания на одном деле, не распыляясь на мелочи. Если занялись одним, остальная работа подождет своей очереди. Отвлечение на несколько задач одновременно снижает работоспособность и результативность, появляются ошибки.

Жаба на завтрак

Это метафора, которая означает, что самое трудное и неприятное следует делать в первую очередь. Таким образом, тяготящее задание не будет нависать и портить настроение, что отразится на выполнении других пунктов плана. Кроме того, справившись с самым неприятным, появляется мотивация к дальнейшим победам, а если очень сложно начать, можно схитрить и уговорить себя поработать 10 минут, после чего пообещать себе отдых. За это время, как правило, втягиваешься в процесс и доводишь дело до конца.

Тайм-менеджмент содержит массу секретов, хитростей и решений, которые помогают правильно организовать свой день, работу целого коллектива и даже большого предприятия. Изучив основы тайм менеджмента, собственные планы можно корректировать под свои потребности и получать удовольствие от их выполнения.